Informacja dotycząca zasad przyznawania świadczeń dla studentów w okresie zawieszenia zajęć na uczelni
Szanowni Państwo,
ze względu na szczególne warunki, w jakich funkcjonuje uczelnia, wprowadzam nadzwyczajne regulacje dotyczące przyznawania świadczeń dla studentów. Wszystkie wnioski uznaje się za złożone po zarejestrowaniu formularzy elektronicznych w systemie USOSweb oraz przesłaniu do BOS wiadomości elektronicznych z załącznikami. Podkomisje Wydziałowe będą działały w sposób zdalny oraz ciągły, by maksymalnie przyspieszyć rozpatrywanie wniosków (zwłaszcza wniosków o zapomogę).
Przypominam, że informacje na temat zasad pomocy materialnej znajdują się w zakładce STUDENCI/PRZEWODNIK STUDENTA/POMOC MATERIALNA I DOMY STUDENCKIE
https://amu.edu.pl/studenci/przewodnik_studenta/pomoc-materialna-i-domy-studenckie
Poniżej znajdą Państwo skróconą informację na temat zmienionych procedur. W przypadku dodatkowych pytań proszę zwracać się mailem do BOSów lub pracowników Centrum Wsparcia Kształcenia:
Bogumiła Kaniewska
Prorektor ds. studenckich
Składanie wniosków
1) Stypendium socjalne
W przypadku składania wniosku po raz pierwszy lub potrzeby:
- ponownego ustalenia wysokości stypendium socjalnego w wyniku utraty dochodu (przewidzianej w art. 3 pkt. 23 Ustawy o świadczeniach rodzinnych - utrata zatrudnienia lub
innej pracy zarobkowej);
- wystąpienia o świadczenie w związku z utratą dochodu jw. (przy wcześniejszej odmowie przyznania świadczenia);
student tworzy w systemie USOSweb formularze elektroniczne oświadczenia o dochodach i wniosku o stypendium socjalne, wypełnia je i rejestruje.
W przypadku, gdy w systemie znajduje się wcześniej wygenerowane oświadczenie o dochodach, student:
- przesyła Koordynatorowi Biura Obsługi Studentów (BOS) wiadomość wysłaną z adresu w systemie poczty elektronicznej dla studentów (st.amu.edu.pl) z prośbą o cofnięcie do poprawy
oświadczenia o dochodach, dokonuje jego edycji i ponownej rejestracji oraz tworzy nowy wniosek o przyznanie stypendium socjalnego, który rejestruje w systemie;
- przesyła Koordynatorowi BOS, z adresu w systemie poczty elektronicznej dla studentów (st.amu.edu.pl) wiadomość, do której załącza skany dokumentów stanowiących podstawę wypełnienia lub poprawy oświadczenia o dochodach (w postaci plików PDF).
Po normalizacji sytuacji sanitarno-epidemiologicznej oraz wznowieniu zajęć dydaktycznych na uczelni, student dostarcza do BOS oryginały wniosku i oświadczenia oraz dokumentów, których skany zostały przez niego wcześniej przesłane w wersji elektronicznej.
2) Stypendium dla osób niepełnosprawnych
W przypadku, gdy zachodzi potrzeba dostarczenia nowego orzeczenia o niepełnosprawności w celu wznowienia wypłacania wcześniej przyznanego i zawieszonego stypendium dla osób niepełnosprawnych, student przesyła Koordynatorowi BOS, z adresu w systemie poczty
elektronicznej dla studentów (st.amu.edu.pl) wiadomość, do której załącza skan nowego orzeczenia w postaci pliku PDF.
Po normalizacji sytuacji sanitarno-epidemiologicznej oraz wznowieniu zajęć dydaktycznych na uczelni, student dostarcza do BOS oryginał dokumentu, którego skan został przez niego wcześniej przesłany w wersji elektronicznej.
W przypadku składania wniosku po raz pierwszy, student:
- tworzy w systemie USOSweb formularz elektroniczny wniosku o przyznanie stypendium dla osób niepełnosprawnych, wypełnia go i rejestruje;
- przesyła Koordynatorowi BOS, z adresu w systemie poczty elektronicznej dla studentów (st.amu.edu.pl) wiadomość e-mail, do której załącza w postaci pliku PDF skan orzeczenia stanowiącego podstawę wypełnienia wniosku.
Po normalizacji sytuacji sanitarno-epidemiologicznej oraz wznowieniu zajęć dydaktycznych na uczelni, student dostarcza do BOS oryginał wniosku o przyznanie stypendium dla osób niepełnosprawnych oraz kopię orzeczenia, okazując do wglądu oryginał dokumentu.
3) Zapomoga
Występując o przyznanie zapomogi student:
- tworzy w systemie USOSweb formularz elektroniczny wniosku o przyznanie zapomogi, wypełnia go i rejestruje;
- przesyła Koordynatorowi BOS, z adresu w systemie poczty elektronicznej dla studentów (st.amu.edu.pl) wiadomość e-mail, do której załącza w postaci plików PDF skany dokumentów stanowiących podstawę wystąpienia o zapomogę.
Po normalizacji sytuacji sanitarno-epidemiologicznej oraz wznowieniu zajęć dydaktycznych na uczelni, student dostarcza do BOS oryginały wniosku i dokumentów, których skany zostały przez niego wcześniej przesłane w wersji elektronicznej.
Utrata zatrudnienia lub zaprzestanie wypłacania zarobków powinny zostać udokumentowane/potwierdzone zaświadczeniem pracodawcy (dotyczy składanych z tego powodu wniosków o stypendium socjalne i zapomogę). Zaświadczenie może mieć formę mailową.
UWAGA: Wnioski uznaje się za złożone po zarejestrowaniu formularzy elektronicznych w systemie USOSweb oraz przesłaniu ww. wiadomości elektronicznych z załącznikami.
Rozpatrywanie wniosków
Pracownik BOS po otrzymaniu przez Koordynatora BOS wiadomości elektronicznej z załącznikami, potwierdza złożenie wniosku oraz - po dokonaniu analizy dokumentów:
- przy stwierdzeniu braków wzywa wnioskodawcę wiadomością elektroniczną wysłaną na adres w systemie poczty elektronicznej dla studentów (st.amu.edu.pl) do uzupełnienia dokumentów;
- nadaje oświadczeniu status zaakceptowanego;
- nadaje odpowiednim wnioskom status "Gotowy do rozpatrzenia".
W okresie zawieszenia zajęć dydaktycznych wnioski są rozpatrywane przez Przewodniczącego Podkomisji, pracownika BOS będącego członkiem Podkomisji Wydziałowej i członków Podkomisji. W tym celu wykorzystywane są możliwości pracy zdalnej, w szczególności przez rozesłanie członkom Podkomisji przez Koordynatora BOS lub pracownika BOS otrzymanych dokumentów elektronicznych. Z uwagi na funkcję Uczelni jako administratora danych, dokumenty elektroniczne mogą być udostępniane członkom Podkomisji wyłącznie w przesyłkach kierowanych na adresy w systemach poczty elektronicznej dla pracowników i studentów.
Członkowie Podkomisji zgłaszają rekomendacje Przewodniczącemu Podkomisji, który sporządza decyzję lub zleca jej przygotowanie członkowi Podkomisji - pracownikowi BOS.
Podkomisje działają w sposób ciągły – czas na zgłoszenie rekomendacji Przewodniczącemu nie może przekraczać 3 dni roboczych od momentu przesłania dokumentów. Nieprzesłanie rekomendacji w ciągu wyznaczonego terminu uznaje się za rekomendację pozytywną.
Decyzje zapadają większością pozytywnych rekomendacji.
Uwagi końcowe:
- w przypadku studentów, którzy wcześniej otrzymali stypendium socjalne, wskazane jest, by w pierwszej kolejności zwracali się o ponowne ustalenie wysokości stypendium;
- jeżeli wcześniejsza odmowa przyznania stypendium socjalnego wynikała z przekroczenia uczelnianego progu dochodu/os., wskazanie jw.;
- dla zapomóg przyznawanych na podstawie utraty dochodów (zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej) z powodu zarządzeń władz dotyczących działalności gospodarczej stanowiących skutek ogłoszenia stanu epidemii zapomoga wynosi 50% stawki maksymalnej i może być podwyższona w przypadku osób pobierających stypendium socjalne, jeśli uzasadnia to ich udokumentowana sytuacja materialna.
[ENGLISH VERSION]
Application for financial aid extended with the framework of the Student Package
The amount of financial aid granted in lieu of loss of income (employment or other paid activity) due to regulations issued by public authorities concerning economic activity as a result of announcing a state of epidemic, is 50% of the maximum rate and may be increased in the case of persons receiving a social grant if their documented financial situation justifies it. Only full time students are entitled to receive the aid.
Students wishing to apply for the aid should:
¾ create an electronic aid application form in the USOSweb system, fill it in and register it,
¾ send an e-mail to the Student Office Coordinator from the address in the students' e-mail system (st.amu.edu.pl), to which scans of the documents (PDF files) that are the basis for applying for financial aid should be attached,
When the sanitary and epidemiological situation has been normalized and teaching at the university has been resumed, the student should submit to the Student Office the originals of the application and documents, the scans of which were previously sent by the student in electronic form.
Loss of employment or cessation of payment of salaries (earnings) should be documented/confirmed by the employer who should issue a relevant certificate (applies to applications for social grant and financial aid submitted for this reason). Certificates sent by e-mail are acceptable.
NOTE: Applications are deemed to have been submitted when the electronic aid application forms have been registered in the USOSweb system and the above-mentioned messages with attachments have been sent electronically.
Processing of applications:
After the Student Office Coordinator has received the electronic message(s) with attachments, the Student Office employee confirms the receipt of the application(s) and - upon analysis of the documents:
¾ if any deficiencies are found, requests the applicant to resend complete documents; such requests will be e-mailed to the e-mail address in the students' e-mail system (st.amu.edu.pl),
¾ gives the application(s) the “Accepted” status,
¾ gives the relevant applications "Ready for consideration" status.
During the period of suspension of classes, the applications are examined by the Chair of the Sub-Committee, a Student Office employee who is a member of the Faculty Sub-Committee and members of the Sub-Committee. For this purpose, the possibilities of remote work are used; in particular the Student Office Coordinator or Student Office employee distributes the documents received in the electronic form to the members of the Sub-Committee. Since the University is the data controller, electronic documents may be made available to members of the Sub-Committee only in the mails directed to the addresses in the electronic mail systems for employees and students.
Sub-Committee members make recommendations to the Sub-Committee Chair who prepares the decision or has it prepared by a Sub-Committee member – a Student Office employee.
The Sub-Committees operate on a continuous basis - the time for making recommendations to the Chair cannot exceed 3 working days from the date of sending the documents. No action taken by the Sub-Committee is deemed as a positive recommendation.
Decisions are made by the majority of positive recommendations.